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就職活動の電話マナーを徹底解説|完璧な対応を心がけよう

就職活動の電話マナーを徹底解説|完璧な対応を心がけよう

就活電話の基本マナーを解説

就活生になると企業から電話がかかってきたり、こちらから電話をかけたりする場面に出くわすことがよくあるのですが、電話のマナーを知っておくだけで評価されることがありますし、電話のかけ方を知ることが社会人の最初の1歩にもなります。

就活電話において、どんなマナーがあるのかを見ていきましょう。

静かな場所で電話しよう

まず電話をかける時・電話に出る時はできるだけ静かな場所に移動するようにしてください。

周りがうるさいと「この学生は今どこにいるのだろう?」と疑問を持たれたり実際に聞かれたりすることもありますし、ちゃんと話が聞けない可能性があるからです。

電話をしてきているということは何かしら伝えたいことがある場合なので、ちゃんと話を聞けるような場所に移動することをオススメします。

もしすぐに移動できない場所にいる場合(電車など)は、折り返しかけてください。

マナーの1つとして静かな場所で電話することはとても重要なポイントです。

メモの準備をしておこう

電話がかかってきた場合も、電話をこちらからかける場合も、メモの準備をして電話することをオススメします。

何かしらの日程調整や持ち物を伝えられる場合があるので、忘れないようにいつでもメモを取れるようにしておくのがマナーです。

忘れてしまった場合は後からかけ直しても良いのですが、相手の時間を奪ってしまうことになるので、しっかりメモの準備をしておきましょう。

話す内容はまとめておこう

こちらから電話をかける場合は、あらかじめ話す内容をまとめておきましょう。

セリフ1つ1つを全て用意して話す必要はないのですが、議題をまとめておくと緊張することなく話を進めることができるでしょう。

慣れてくるとこんな準備をする必要はないのですが、今の大学生に電話に慣れている人はとても少ないので、できるだけ話す内容をまとめておくことをオススメします。

時間帯には十分配慮しよう

こちらから電話をかける場合は、時間帯にできるだけ気を使うことを意識しましょう。

基本的に電話をかける時間は、9時〜12時・13時〜18時となっています。

9時より前の時間にかけると出勤していない可能性が高く、お昼にかけてしまうと昼食を取っている可能性があって、18時以降は退勤している可能性があるからです。

電話をかける時は時間帯に十分注意してください。

はきはき話すことを心がけよう

実際に電話をかけて話す時は、はきはき喋るようにしましょう。

はきはき話すことを心がけるだけで印象が良くなるし、言いたいこともちゃんと伝わるのでオススメです。

はきはき話すって言われてもどんな風に話せば良いの?」と思う就活生が多いと思いますが、ポイントは口をしっかり開けるだけです。

滑舌が悪いのは個人差があるので仕方ありません。

自分にできることだけを意識するようにしましょう。

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折り返しの時の基本マナー

就活で忙しくしていると電話に出れずにこちらから折り返し電話をかけるシーンがよくあります。

折り返し電話をかける際のマナーについても見ていきましょう。

挨拶の基本

お忙しいところ失礼いたします。

電話をかける時は挨拶から入るのがマナーですが、まずはこのセリフから会話を始めるのがマナーです。

企業の担当者の方は仕事中ですから、まずはそこに対する敬意を示すことから始めるようにしてください。

名前を名乗る時の基本

私、○○大学の〇〇と申します。

挨拶を終えたら名前を名乗るのですが、ポイントは大学名とフルネームを伝えることです。

企業側も新卒で採用している就活生全ての名前を覚えている訳ではないので、ちゃんと名前を名乗るようにしましょう。

おそらく折り返しの電話をする前に留守電に何かしらのメッセージが残されているはずなので、要件を伝えようとしていた担当者の方に繋げてもらうようにしてください。

相手の都合を確認するように

今お時間よろしいでしょうか?

電話をかけた時間によっては忙しい可能性があるので、長くなるような話をする時は確認を取るようにしてください。

相手の都合をしっかり把握してから話を進めるようにしましょう。

相手が電話を切ってから切る

電話の切り方は簡単で、相手が電話を切ってからこちらも電話を切るようにするだけです。

こちらから一方的に電話を切ってしまうと不愉快に思われる可能性があるので、就活生はなるべく相手に先に切らせることを意識するようにしてください。

かなり大事な就活電話のマナーになります。

就活電話で緊張しない方法

就活生は電話に慣れていない人が多いことを伝えましたが、電話をかける時は緊張してしまう人が多いでしょう。

電話で緊張しない方法を3つほどご紹介します。

まず深呼吸しよう

緊張をほぐす1番簡単な方法は深呼吸です。

しかしあなたが思っているような深呼吸とは少し違うかもしれません。

深呼吸をする時のポイントは、息を吐く時間を長くすることです。

深呼吸でリラックスできる理由としては息を吐くことで副交感神経が刺激されて、落ち着きを取り戻すことができます。

つまり深呼吸は息を吸うことよりも吐くことの方が重要なので、息を吐くことにフォーカスするようにしましょう。

あらかじめ話すことを書く

電話で緊張してしまうと何を話すのか忘れてしまう可能性があるので、あらかじめ話す内容を紙に書いておくことをオススメします。

話す内容を書いておけば1つ1つ対応していけば良いだけなので、安心感が増します。

電話をする前には必ず準備しておきましょう。

「緊張している」と言ってしまう

緊張というのは面白いもので「緊張しないようにしよう」と思って行動すると、もっと緊張してしまいます。

しかし緊張していることを肯定すれば向き合うことができますし、企業の担当者の方も理解してくれます。

あえて緊張していることを認めるのも1つの手です。

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就活電話で失敗しないように

就活の電話で失敗してしまうことはよくあるのですが、失敗の大きさをコントローすることは可能です。

電話が苦手な人ほど、できる準備は全てした上で電話することをオススメします。

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