【例文あり】教授へのメールの書き方を5つのステップで解説します

【例文あり】教授へのメールの書き方を5つのステップで解説します

大学に入って少し経つと、教授にメールを送る機会があります。

ゼミの欠席連絡やテストで何か質問するときにもメールを送ることになるので、今回は教授に送るメールについて解説します。

最近ではスマホが主流になっているため、普段はあまりメールを送ることのない学生も多いと思うので、ぜひ参考にしてください。

ザックリ言うと、

  • わかりやすく
  • しっかり敬語を使って
  • 返信はなるべく早くしよう

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教授へのメールの書き方6ステップ

教授へのメールの書き方6ステップ

教授にメールを送るときの6ステップについて解説します。

基本的にはここに書いていあるステップを踏んでメールを遅ればなんとかなります。

学校用のメールを使う

まず教授にメールを送るときは自分のメールアドレスで送るのではなく、学校から配布されているメールアドレスから送ることをおすすめします。

教授も学生用のメールアドレスから来ているメールは、確認したときに「あ、学生からメールが届いているな。」と一目でわかるのですが、学校以外のメールアドレスを使うと一瞬分からないので後回しにされる可能性があるからです。

自分のメールアドレスで送ってしまうと、最悪の場合スパムメールとしてメールが届かない恐れもあるので注意してください。

もし学校用のメールアドレスが配布されていない場合は、仕方ないので携帯キャリアのメールから送っても良いのですが、返信がなかなか来ない場合は実際に大学に会いに行って要件を伝えましょう。

件名は端的にわかりやすく書く

教授に限らずビジネスメールなどでもそうなのですが、「件名でわかるようにメールを作る」というのを心がけると良いでしょう。

例えば、

  • 憲法入門のレポート課題について質問があります
  • 6月5日のレジュメが欲しいです

こんな風に件名を作れば、教授も一瞬でメールの内容がわかるのでおすすめです。

教授は忙しいので、わかりにくい件名だとスルーされてしまう可能性もあるため十分注意してください。

宛名は「〇〇 教授」か「〇〇 先生」

メール本文を書き出すときは、

  • 佐藤 教授
  • 渡辺 先生

などのように、書くようにしましょう。

ポイントとしては、教授のお名前と敬称の間に半角のスペースを開けることです。メールを送るときに半角スペースを開けるのはマナーの1つとして覚えておきましょう。

自分が誰なのか明確にする

教授の宛名を書いたら、次は自分が誰なのかをしっかり明記しましょう。

例を出すと、

  • 〇〇大学法学部法律学科3年の佐藤一郎(学籍番号〇〇A〇〇〇〇)です。

こんな感じで自分が誰なのかを明確にすると良いのですが、ポイントは学籍番号まで明記することです。

本文は箇条書きがわかりやすい

名前を名乗ったら、次は本文を書き始めるのですが本文は箇条書きで書くとわかりやすいのでおすすめです。

例を出すと、

  1. 憲法のレポートは何文字書く必要があるのでしょうか?
  2. 違憲判決の例はいくつ使うべきでしょうか?
  3. レジュメ以外におすすめの参考文献はありますか?

このように箇条書きでまとめるとわかりやすく、教授も答えやすいので良いと思います。

箇条書きでまとまっていないメールだと、そもそも聞きたい質問がいくつあるのかすら分からないので気をつけたほうが良いでしょう。

締めの言葉も大事

本文を書き終わったら締めの言葉でまとめます。

  • 質問に答えていただけると幸いです。何卒よろしくお願いします。

この一文があるだけで返信率が違うので、締めの言葉をしっかり残すのがおすすめです。

署名にしっかり連絡先を入れる

本文を書き終わったら、最後に署名します。

法学部法律学科3年
佐藤一郎
学籍番号:〇〇A〇〇〇〇
メールアドレス:〇〇@〇〇.ac.jp
電話番号:090-1234-5678

最後に連絡先を入れておくのがポイントです。

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【例文】教授へ送ったメールをご紹介

【例文】教授へ送ったメールをご紹介

それでは、実際に私が教授に送ったメールの例文をご紹介します。

レポート課題についての質問

【件名】憲法のレポート課題について

【本文】
佐藤 教授

〇〇大学法学部法律学科3年佐藤一郎(学籍番号:〇〇A〇〇〇〇)です。

本日5月12日の授業で出されたレポート課題について質問があります。

  1. 〇〇大学の〇〇教授の文献は読むべきか
  2. レポートを作る上で参考にするべき文献があるか

お忙しいとは思いますが、返信していただけると幸いです。

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法学部法律学科3年
佐藤一郎
学籍番号:〇〇A〇〇〇〇
メールアドレス:〇〇@〇〇.ac.jp
電話番号:090-1234-5678

実際に私が送ったメール(内容は少し変更しています)ですが、我ながら良い感じのメールだと思っています。

ゼミを欠席する時の謝罪メール

【件名】ゼミの欠席連絡

【本文】
佐藤 教授

〇〇大学法学部法律学科3年佐藤一郎(学籍番号:〇〇A〇〇〇〇)です。

本日6月10日の佐藤ゼミですが、体調不良のため欠席させていただきたく思い連絡しました。

インフルエンザではないと思うのですが、万が一の可能性もあるため病院に行く予定です。

ご確認よろしくお願いします。

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法学部法律学科3年
佐藤一郎
学籍番号:〇〇A〇〇〇〇
メールアドレス:〇〇@〇〇.ac.jp
電話番号:090-1234-5678

体調不良でゼミを欠席するときは病院に行った証拠を出す必要があるので、病院に行って診断証明書をもらってくると良いでしょう。

ゼミも普段の授業と同じ感じです。

マイナスイメージを持たれないためのマナー

マイナスイメージを持たれないためのマナー

教授にメールを送る上で、マナーをしっかり覚えておかないとマイナスイメージを持たれてしまう恐れがあるので気をつけて欲しいと思います。

きちんとした敬語

大学教授は学が高いため、敬語に厳しい人が多い印象があります。

大学教授の世界で生きていくには敬語をしっかりしなければいけないせいか、きちんと敬語を使っていないと注意されることも多いからです。

敬語はきちんと使えたほうが良いので、メールを送る際に確認すると良いでしょう。

返信はなるべく早く

あまり意識している学生が多くないのですが、返信を早くすればするほどプラスのイメージがつきます。

もちろんアルバイトや就活などで忙しい場合は仕方がないのですが、気が付いたときにちゃんと返信するようにしましょう。

「返信が早い人は仕事ができる」というイメージが付いている人も多いので、おすすめです。

謝罪・お詫びは嘘をつかない

時には教授に謝罪をしたりお詫びをしたりすることがあると思いますが、その際は嘘をつかないようにしましょう。

例えばレポートの提出が遅れてしまいメールを送る場合は、嘘をつかずに「本日は寝坊してしまいレポートを提出することができませんでした。作成自体は終えているので、再提出したいのですが大丈夫でしょうか。」など、素直に送るのがおすすめです。

嘘は教授にバレるのでやめておきましょう。

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教授へのメールは型があるから難しくない!

今回教授に送るメールについて解説しましたが、教授へのメールはちゃんとした型があるので難しいことは少ないです。

紹介したステップでメールを書いていけばミスが少ないので、型に沿って作成してください。

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